一、专业委员会在会议召开前三个月提出申请，并填写会议申请表（见附件）。

二、冀科协【2017】19号文件关于印发《河北省科协所属学会学术会议制度（试行）》的通知第四条：“支持学会引入市场机制，探索会、展、商于一体的学会学术活动模式”。会议的经费赞助应由学会统一和厂商签约，统一入学会账。专业委员会会议支出报销可到学会提交正式发票（附费用明细）并有主委、经办人签字，会后三个工作日内完成报销。如涉及讲课费报销请会前3天联系学会财务询问报销模版及相关事宜。联系人：张晓瑜；联系电话：18632140801；邮箱：hbsjjyxh@126.com。

三、会议申请写明拟邀请有关领导及知名专家简介。

四、会议结束后请及时将资料归档，会后三个工作日内上报会议总结及相关照片、视频等，专业委员会和省学会分别存档。

注意事项：

（1）会议15天前应拟定会议文案：日程、领导讲话；

（2）确定会议条幅、人员桌牌等内容；

（3）确定参会人员（嘉宾联系表），收集来宾名单及航班/车次信息，需要接送的嘉宾（联系人、车辆安排、住宿等）；

（4）会议签到表、会议座次表；

（5）设备测试（话筒、音响、投影仪、电脑、U盘、照相机）；

（6）因故不能到会，应有纸质版请假条，会后交学会存档。

附件：会议申请表（一式两份）

会议申请表